장애인복지 메뉴얼_5

5. 장애인 시설에서의 일반 업무 

 

1. 문서 수발 업무   2. 기관 안내 업무   3. 프로그램실 관리 업무 

 

4. 우편물 발송 업무   5. 비품 및 소모품 관리 업무   6. 프로그램 지원 업무   7. 행사 지원 업무 

 

8. 후원물품 관리 업무   9. 홈페이지 관리 업무   10. 서류 관리 업무   11. 현수막의 설치 및 수거 

 

 

1. 문서 수발 업무 

 

 - 기관(시설)에 송달(우편, 팩스)되는 문서를 수령하여 담당부서에 전달한다.

 - 소속 기관에서 타 기관으로 발송되는 공문과 관련하여 대부분 담당자들이 관리하나 대량으로 우편 및 팩스 전송 시 보조 역

할을 하게 된다.

 - 외부 공문은 문서번호와 직인이 찍혀 있는지 검토하고, 직원의 지시에 따라 내용물이 빠지지 않도록 한다. 

 

2. 기관 안내 업무 

 

 - 관내 대관 및 이용 가능한 프로그램실을 항상 파악하고 있어야 한다.

 - 기관 내 프로그램을 숙지하고 있어야 한다.

 - 장애인들이 안내를 의뢰할 때 용건을 파악한다.

 - 기관을 이용하고 싶어 하는 경우 회원가입 절차를 설명할 수있어야 한다.

 - 사용하고자 하는 비품을 확인하고, 고장난 것은 미리 수리할수 있도록 직원에게 알린다.

 - 문의에 대한 답변은 정확히 알고 있는 부분만 전달하고, 의심스러운 부분은 직원에게 연결시켜 준다. 

 

3. 프로그램실 관리 업무 

 

 - 빈 프로그램실 및 사무실에 냉·난방이 작동하지 않도록 한다.

 - 프로그램에 필요한 책상 및 의자, 칠판이 제대로 갖추어져 있는지 살핀다.

 - 강의 시에 필요한 칠판지우개, 분필(보드마카)이 있는지 확인하고 없으면 가져다 놓는다.

 - 프로그램실은 항상 청결하게 정리되어 있어야 하고 필요한 비품을 항상 점검하여야 한다.

 - 프로그램실 기계 작동을 숙지하고 있어야 한다.

 - 프로그램이 끝나면 그 다음 프로그램을 위해 정리정돈 하고 시 전원을 점검한다. 

 

4. 우편물 발송 업무 

 

 - 발송할 문서와 대상을 파악한다.

 - 주소록을 확인하여 우편번호와 함께 라벨지를 작성한다.

 - 인쇄 전 확인을 통하여 오류를 최소화할 수 있도록 한다.

 - 내용물과 봉투를 부수에 맞게 챙겨야 하며, 내용물이 다를 경우 따로 분류하여 작업할 수 있도록 한다.

 - 우편물은 50 또는 100단위로 나누어 매수를 확인한 후우체국에 전달한다.

 - 중요한 우편물(초청장 및 물품 전달 등)은 확인전화를 하여야 하며, 반송된 우편물에 대해 사유와 함께 제2의 연락을 취하여

야 한다.

 - 반송된 우편물에 대하여 기록하여 추후 재 반송되지 않도록 조치한다. 

 

5. 비품 및 소모품 관리 업무 

 

 - 구입한 비품 및 소모품은 관리대장에 기록·관리한다.

 - 소모품의 경우 사용 즉시 관리대장에 기록한다.

 - 부족한 소모품은 보고 후 구입할 수 있다.

 - 폐기되는 비품은 근거 자료(사진 및 내부결재)를 통하여 보고한 후 처리한다.

 - 연중 1회 이상 재물조사에 따른 관리대장 및 스티커 부착 시 관리자 및 담당자를 꼭확인한 후 기입하다.

 - 장애인이 사용하는 보장기구는 항상 제자리에 두어야 하고, 언제든지 사용할 수있도록 관리한다.

 - 보장기구 대여 시 관리대장에 기록한 후 꼭 반납여부를 확인한다.

 - 고장 난 물품(보장기구 포함)에 대하여 담당자와 상의 후 처리 유무를 결정한다.

 - 모든 재물조사가 끝난 후에는 정리정돈을 하여 누구나 비품을 쉽게 이용할 수 있도록 한다. 

 

6. 프로그램 지원 업무 

 

 - 본인의 업무에 피해가 가지 않는 범위내에서 프로그램을 지원한다.

 - 프로그램 시작 30분 전에 프로그램 준비를 완료해 놓는다.

 - 프로그램 보조역할을 하기 전 프로그램에 대한 이해와 장소, 그리고 역할을 충분히 숙지한다.

 - 장소와 교구 등을 사전에 준비하여 교육생들에게 질 좋은 프로그램을 제공한다.

 - 다과가 있다면 그에 필요한 쟁반, 컵, 휴지통을 준비해 놓는다.

 - 여름철에는 냉방, 겨울철에는 난방을 점검한다.

 - 프로그램의 효과성을 위하여 참여자들의 이름을 빨리 숙지하는 것이 좋다.

 - 이해를 못하거나, 적응하지 못하는 장애인은 개별적으로 재차 알려드린다.

 - 모든 프로그램이 끝나면 장애인들의 안전귀가와 함께 다음 프로그램을 위하여 뒷정리를 한다. 

 

7. 행사 지원 업무 

 

 - 행사 장소와 역할에 대하여 충분히 숙지한다.

 - 지시 받은 업무는 전체 행사 진행을 위해 조속히 처리하고, 처리 후 항상 보고가 이루어지도록 한다.

 - 사진 및 영상촬영 업무 등을 맡게 되면 사전에 배터리를 충전하고, 저장되어 있는 자료를 컴퓨터로 옮긴다.

 - 기기 작동법에 대해 사전에 숙지하고, 장기간 촬영 시 배터리 및 테이프 등을 미리 준비한다.

 - 사진촬영의 경우 전체적인 배경, 프로그램 참여자의 표정, 프로그램 내용 이해도를 감안하여 촬영한다.

 - 캠코더는 전체적인 배경이 잘 나타나는 위치에 삼각대로 고정하여 촬영한다. 

 

   ※ 부분만 촬영할 경우 캠코더를 들고 다니며 클로즈업한 상태에서 촬영한다. 

 

 - 자료는 최대한 편집하여 각 행사 담당직원에게 전달한다.

 - 행사가 마무리 되면 뒷정리가 이루어질 때까지 솔선수범하여 정리할 수 있도록 한다.

 - 본인이 사용한 비품에 대해서는 다시 제자리에 정리정돈한다. 

 

8. 후원물품 관리 업무 

 

 - 입고된 물품은 보관 상태, 유통기간, 종류에 따라 선별 분류한다.

 - 분류 작업 시 유통기간, 불량품, 포장상태에 따라 문제 있는 것을 기록하고 보고한다.

 - 냉장보관이 필요한 경우 빠르게 체크하여 냉동, 냉장실로 입고시킨다.

 - 식품의 경우 유통기한이 있기 때문에 신속하게 배포할 수 있도록 한다.

 - 배분이 계획된 물품은 사전에 직원로부터 인계 받은 수량만 배분한다.

 - 후원물품 사용의 업무를 받을 경우 창고에서 물품을 꺼내주고, 사용대장에 기록한다.

 - 잔여수량을 체크하고, 직원과 논의하여 기한 내에 지급될 수있도록 관리한다.

 - 정해진 용도 이외에 사용되지 않도록 철저히 관리한다.

 - 배분이 종결되면 즉시 재고수량을 파악하고 주변정리 후직원에게 보고한다. 

 

9. 홈페이지 관리 업무 

 

 - 정해진 기간에 업그레이드되는 자료는 업체와 연계하여 진행한다. ※ 식단표, 행사일정표, 홈페이지 배경 등 

 - 사진이나 영상물을 홈페이지에 등록한다.

 

 - 신문이나 외부자료를 통해 얻은 유용한 정보를 자료실에 등록한다.

 - 홈페이지를 통해 신청하는 회원, 봉사자, 후원자를 파악하여 담당자에게 연계한다.

 - 직원들에게 도움이 될 만한 내용을 게시함으로써 직원들의 홈페이지 활성화에 기여한다. 

 

10. 서류 관리 업무 

 

 - 매일 업무가 종료되면 업무일지 및 출석부를 작성하여 직원에게 제출한다.

 - 업무일지는 일일근무 현황을 평가하는 근거서류이기 때문에 자세하고 명확하게 기록한다.

 - 보조 프로그램 진행과 관련하여 운영일지및 기록지 등을 작성한다.

 - 프로그램 종료 후 바로 작성하여 밀리지 않도록 한다.

 - 모든 서류는 보고와 관리가 철저히 이루어지도록 한다.

 - 분기별 기관 문서를 보관하기 위하여 분철 작업이 이루어져야 한다.

 - 기관에 배달되는 신문내용을 확인하고 담당 부서에 전달한다.

 - 장애인들에게 유용한 정보는 스크랩하여 별도의 파일에 보관한다.

 - 홍보물 제작 시 신문내용을 활용하여 최근 정보를 장애인들에게 알려준다.

 - 기관에서 언론홍보를 위해 보도 자료를 보냈다면 각 언론사의 기사를 확인하고, 보도된 내용은 스크랩하여 직원에게 전달

한다. 

 

11. 현수막의 설치 및 수거 

 

 - 담당직원으로부터 현수막의 설치 장소를 확인한다.

 - 현수막은 잘 보이는 곳을 선정하여 설치한다.

 - 설치한 현수막을 항상 체크하여 이상이 있을 경우 직원에게 보고한다.

 - 현수막 설치로 주변사람에게 피해가 가지 않도록 한다.

 - 행사가 지난 현수막은 직원과 상의 후 철거한다. 

출처 - 보건복지인력개발원